Se você tentar informatizar a bagunça, e não souber com clareza que problemas pretende resolver ou não tiver definido o que você pretende melhorar utilizando computadores, eles não serão de grande ajuda e provavelmente apenas representarão custo adicional no fim do mês.

Entretanto, se você planejar o uso da informática e definir os seus objetivos, com certeza você terá muitos benefícios.

Quais as vantagens do processo de informatização?

São várias, dentre elas, pode-se destacar:

• Você poderá decidir com mais segurança, porque contará com informações mais precisas e atualizadas sobre o que está acontecendo na sua empresa;
• Seus funcionários terão mais tempo para se dedicar a atividades importantes, pois tarefas como atualização de listas de preços, emissão de relatórios, acompanhamento de contas a pagar e a receber, entre outras, poderão ser automatizadas;
• Você terá mais controle sobre o que está acontecendo na sua empresa, a qualquer momento;
• Seu cliente poderá receber um melhor atendimento, porque será possível guardar informações sobre seus gostos e preferências, permitindo a você surpreendê-lo com pequenas atitudes, como o envio de felicitações por aniversário ou outras datas importantes, por exemplo;
• Você poderá administrar de forma mais eficiente os seus estoques, suas finanças, suas contas a pagar e receber, seus custos e seu fluxo de caixa.
  

Qual o investimento necessário para informatizar uma pequena empresa?

Esse investimento dependerá do que você pretende informatizar e do tamanho da sua empresa. É importante lembrar que nos custos de informatização, além da compra de equipamentos, é preciso considerar o custo dos softwares (programas de computador que são responsáveis pela automatização dos processos, e que são a "inteligência" que você utiliza no computador) que serão utilizados. Em linhas gerais, é possível iniciar o processo de informatização de uma pequena empresa investindo a partir de R$ 4.000,00.

Como posso informatizar minha empresa se eu não tenho dinheiro disponível?

Existe uma linha de crédito chamada PROGER, disponível no Banco do Brasil e na Caixa Econômica, que pode financiar o seu investimento em informatização. Além disso, hoje em dia, é possível até mesmo encontrar computadores vendidos a prestações nas grandes lojas e supermercados, facilitando sua aquisição. Outros bancos privados podem possuir linhas específicas e devem ser consultados.

Qual o passo a passo para a implantação da informática na minha pequena empresa?

1) Aprenda sobre informatização. Visite empresas parecidas com a sua que já se informatizaram e veja como isso foi feito;

2) Procure ajuda. Converse com amigos e outros empresários que conheçam mais sobre informática do que você. Se possível, utilize também a Internet para buscar informações;

3) Analise a forma como as coisas são feitas manualmente na sua empresa, envolvendo as pessoas responsáveis;

4) Identifique o que deve ser informatizado e quais as melhorias esperadas;

5) Analise se é possível para você conectar-se à Internet e se isso lhe trará algum tipo de benefício (comunicação por e-mail com clientes e fornecedores, por exemplo, divulgação das informações da sua empresa na Web, etc);

6) Defina com clareza o que você espera da informatização. Jamais compre um computador achando que ele sozinho vai resolver seus problemas. Defina antes, que problemas você pretende resolver e que processos você pretende melhorar;

7) Converse com mais de um fornecedor antes de fechar qualquer compra e sempre busque referências sobre eles com amigos ou pessoas conhecidas;

8) Estabeleça prazos;

9) Prepare e conscientize os funcionários. Mostre os benefícios, treine as pessoas, discuta as necessidades de mudança e a melhor forma de fazê-las;

10) Adquira os softwares antes dos computadores. Do contrário, você pode descobrir que o software mais indicado para sua empresa não funciona no computa dor que você comprou, ou escolha o software, e após as indicações técnicas do equipamento, adquira o computador. 

11) Não compre o computador mais avançado que existe se isso não for necessário. Muitas vezes, computadores que não são o "último tipo" resolvem o seu problema de forma satisfatória e custam bem menos;

12) Faça reavaliações constantes, atento aos objetivos e expectativas que você definiu para a informatização da sua empresa.